A economia circular da Gestão

A economia circular entrou no nosso vocabulário como resposta a um modelo que pareceu natural: extrair, produzir, usar e deitar fora. Nas organizações acontece algo diferente, mas igualmente problemático. Criamos procedimentos, reuniões, relatórios, indicadores, comissões e regras para responder a necessidades concretas e, quando estas mudam, raramente decidimos o que fazer com aquilo que criámos. Cada problema acrescenta uma camada e a organização acumula complexidade. Mas seria demasiado fácil concluir que basta eliminar o que deixou de ser usado. Parte do que guardamos é lixo organizacional; outra parte é memória. Confundir uma coisa com a outra pode sair caro. James P. Walsh e Gerardo Rivera Ungson, investigadores que em 1991 ajudaram a estruturar o conceito de memória organizacional, mostraram que as organizações adquirem, retêm e recuperam informação sobre a sua história, influenciando decisões presentes. Um procedimento antigo pode já não dever ser aplicado e continuar a explicar por que determinada proteção foi criada. Uma ata pode preservar o racional de uma decisão. Um indicador abandonado pode revelar o que a organização considerou importante num dado momento. Uma coisa pode perder valor operacional sem perder valor cognitivo. É aqui que a economia circular da gestão ganha outro significado. O ciclo não pode ser criar, usar e eliminar. Deve ser criar, usar, avaliar e decidir: manter, adaptar, arquivar ou eliminar. E a palavra decisiva talvez seja avaliar. Avaliar não é contar, medir indicadores ou confirmar que um procedimento continua em vigor. Exige conhecimento, experiência, critérios e capacidade para compreender por que algo existe, que função cumpre, que risco controla e que consequências terá a sua manutenção ou desaparecimento. Gestão circular não é uma política de esquecimento organizacional. Pelo contrário, exige uma gestão inteligente da memória. Arquivar também não pode significar, ou seja, transferir ficheiros para um servidor onde ninguém os encontrará. Memória só é útil quando pode ser recuperada, contextualizada e mobilizada. Guardar sem capacidade de recuperar é apenas acumular com melhor aparência. Há, por isso, dois perigos simétricos. Eliminar tudo o que deixou de ser usado produz amnésia; conservar tudo o que alguma vez foi criado produz paralisia. A inteligência está em saber distinguir memória de lixo. A dificuldade é que as organizações são melhores a criar do que a eliminar. Criar uma comissão, um relatório ou um controlo demonstra iniciativa. Extingui-los exige reconhecer que a necessidade desapareceu ou que aquilo que um dia fez sentido deixou de o fazer. Talvez por isso tantas estruturas sobrevivam ao problema que as justificou. A economia circular aplicada à gestão exigiria inverter esta lógica. Cada nova regra deveria nascer com uma data de revisão. Cada indicador deveria justificar que decisão ajuda a tomar. Cada reunião deveria demonstrar que valor produz. Cada processo digitalizado deveria obrigar a perguntar que etapas antigas podem desaparecer. E cada elemento retirado da operação deveria enfrentar uma segunda pergunta: deve ser eliminado ou preservado como memória. Há redundâncias necessárias, controlos que parecem inúteis precisamente porque evitam acontecimentos e conhecimento cujo valor só se revela quando regressa uma situação julgada ultrapassada. Eliminar sem compreender pode destruir proteção, experiência e identidade. Mas conservar sem avaliar também tem custos. A complexidade acumulada consome tempo, dispersa atenção, atrasa decisões e obriga pessoas competentes a administrar tarefas cuja finalidade já ninguém consegue explicar. Há ainda uma dimensão de risco: esquecer pode expor a organização a erros já cometidos, enquanto recordar sem contexto pode perpetuar respostas que deixaram de ser adequadas. A memória também precisa de ser avaliada e contextualizada. A gestão tem hoje a possibilidade de aprender a importância dom que está em causa: não é organizar melhor o lixo organizacional, digitalizá-lo ou criar mais um indicador para o medir. É construir organizações capazes de decidir o que deve continuar vivo, o que precisa de ser transformado, o que merece ser recordado e o que pode deixar de existir.