O ano 2019 marca uma nova alteração às regras de faturação, com potencial impacto para as Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS). Com a aprovação do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, as entidades do terceiro setor, e em particular as IPSS, poderão ser obrigadas a repensar o seu processo de faturação, para assim observarem as novas disposições legais.
A primeira alteração com impacto é aquela que vem exigir que todos os sujeitos passivos (incluindo as IPSS) com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional, assim como outros sujeitos passivos abrangidos pelo art.º 35º-A do Código do IVA, recorram exclusivamente a software certificado de faturação, sempre que: a) o volume de negócio no ano civil anterior seja superior a € 50.000; b) utilizem programas informáticos de faturação; e c) sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.
Os sujeitos passivos passam a ter responsabilidades acrescidas no arquivo dos documentos fiscalmente relevantes. É seu dever garantir a autenticidade da origem e a integridade do seu conteúdo, em formato papel ou formato eletrónico, até ao final do seu período de arquivo. Em regra, o prazo de arquivo é fixado em 10 anos. No entanto, outras disposições legais poderão permitir períodos de arquivo diferentes.
São documentos fiscalmente relevantes as faturas, incluindo faturas-recibo e faturas simplificadas, documentos retificativos de faturas (Notas de Crédito e Notas de Débito), recibos, documentos de transporte e todos os documentos emitidos que sejam suscetíveis de apresentação ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias e serviços.
Todos os documentos fiscalmente relevantes passarão a dispor de um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento.
As séries de faturação não devem ter períodos de duração inferiores a um ano fiscal. Os sujeitos passivos devem comunicar, por via eletrónica, à AT, antes da sua utilização, as séries utilizadas em cada estabelecimento e por cada meio de processamento utilizado.
Os sujeitos passivos deverão ainda comunicar, por via eletrónica, à AT a identificação e localização dos estabelecimentos onde são emitidos documentos fiscalmente relevantes, a identificação dos equipamentos utilizados, o número de certificado do programa de faturação utilizado em cada equipamento e a identificação dos distribuidores e instaladores de software. Todas as alterações a estes elementos devem ser, também, previamente, comunicadas.
Uma nota relevante para as IPSS, organismos sem finalidade lucrativa e pessoas coletivas de direito público é que passam a estar dispensadas de emitir fatura quando pratiquem apenas operações isentas de imposto e tenham obtido, para efeitos de IRC, rendimentos de montante anual ilíquido não superior a €200.000, no período de tributação imediatamente anterior. Esta nota é particularmente relevante, na medida em que os sujeitos passivos mistos que até aqui emitiam faturas para as operações não isentas de imposto e outros documentos para operações isentas de imposto, são agora obrigados a emitir fatura para todas as operações.
Finalmente, a comunicação dos elementos das faturas passará a ser efetuada até ao dia 10 do mês seguinte e a comunicação dos inventários passará a ser valorizada.
Este é um resumo das alterações que vão vigorar, em regra, a partir de 1 de janeiro de 2020. Segundo o Despacho n.º 254/2019 de 27 de junho do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, a obrigação de utilizar software certificado pode ser cumprida sem penalidades até 1 de janeiro de 2020.
A obrigação de comunicar, por via eletrónica, à AT, a identificação e localização dos estabelecimentos onde são emitidos documentos fiscalmente relevantes, a identificação dos equipamentos utilizados, a identificação do número de certificado do programa utilizado em cada equipamento e a identificação dos distribuidores e instaladores de software deve ser realizada até ao dia 31 de outubro de 2019.
Autor: Filipe Cruz
